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Producto

Cómo hacer un control de stock eficiente

By 28/07/2023No Comments

El control de stock es fundamental para mejorar la gestión de tu dietética. Contar  con un inventario bien organizado y actualizado te va a servir de apoyo para satisfacer las necesidades de tus clientes y maximizar tus ganancias.

Todo negocio cuenta con una gran cantidad de productos y es imposible saber, por ejemplo, dónde están y cuántas unidades hay de cada uno si no se lleva un registro detallado. ¡Hay distintas aplicaciones y softwares gratuitos que simplifican esta tarea!

Si todavía no llevás un control de la mercadería que hay en tu almacén natural o querés optimizar esta función, seguí leyendo que te contamos cómo organizarte, qué tenés que tener en cuenta y las mejores aplicaciones gratuitas para que hagas un control de stock eficiente.

¿Qué es el control de stock?

Empecemos de a poco. Cuando hablamos de control de stock nos referimos a un proceso de gestión que se enfoca en supervisar y mantener un registro detallado de los productos que tenés disponibles para la venta en tu dietética.

Esto implica llevar a cabo, por ejemplo, un seguimiento preciso de las entradas y salidas de mercadería, controlar los niveles de inventario y asegurarte de que siempre haya suficientes unidades de cada artículo para satisfacer la demanda de tus clientes.

Diferencias entre control de stock, gestión de stock y optimización de stock

Puede que, a simple vista, control, gestión y optimización de stock parezcan lo mismo. Si bien están relacionados y forman parte de una eficiente administración de los insumos que hay en tu dietética, veamos a qué hace referencia cada uno para que puedas identificar su función e importancia.

  • Control de stock, como te contamos, se trata de llevar un registro lo más detallado posible de la cantidad de unidades, características, dónde se encuentra el producto en cuestión, etc. En síntesis, es como tomar una fotografía de todo lo que hay en el depósito de tu almacén natural.
  • Gestión de stock, tiene que ver con cómo organizar los flujos de productos en el depósito. Por ejemplo, si uno de los artículos más vendidos en tu negocio son los frutos secos, entonces este insumo debe estar en una ubicación de fácil acceso, es decir, que puedas tomarlo para reponer en tu tienda natural rápidamente. A su vez, la gestión de stock supone regular el flujo de entrada del producto, esto se logra variando la frecuencia y el tamaño de los pedidos que se realicen a los proveedores.
  • Optimización de stock o del inventario, apunta a mejorar la productividad de los productos almacenados. Por ejemplo, podés hacer mapas de calor que te ayuden a identificar ineficiencias y a evitar los “cuellos de botella”.

Seguro te estás preguntando, ¿cómo hago todo esto? Hay softwares especializados que te ayudarán a llevar un control de stock efectivo y organizado. ¡Veamos qué tiene que tener un buen software para que sea eficiente!

Características que debe tener un software de inventario

Como te contamos, estos softwares de control de inventario se encargan de administrar el registro de productos que hay en tu dietética, permitiendo acceder de forma simple a la lista de insumos disponibles, así como a las de compras y ventas. Además, facilitan el seguimiento de esta información de manera eficiente.

Estos sistemas optimizan la logística del producto, especialmente en el ámbito del comercio electrónico, donde automatizan diversos procesos. Por ejemplo, se encargan de llevar a cabo un registro detallado de los pedidos, gestionan el transporte, calculan costos, controlan el almacenamiento y se encargan del envío y entrega de los productos. Esto elimina la necesidad de realizar estas tareas manualmente, lo que a su vez te permite ahorrar tiempo y reducir los costos operativos.

Te contamos las 3 características más importantes que tiene que tener un buen software de inventario.

1. Seguimiento en tiempo real e integración con punto de venta

Un programa o aplicación de inventario debe ofrecer, como te mencionamos anteriormente, un seguimiento en tiempo real de las unidades disponibles en tu depósito. Y no solo eso, también debe permitir la integración con un sistema de punto de venta para mantener sincronizados los registros del inventario con las ventas realizadas en la tienda física u online.

¿Qué quiere decir esto? Que cuando se venden 10 unidades de, por ejemplo, harina sin TACC en tu dietética, automáticamente se vean reflejadas esas ventas en el inventario. Que este proceso esté sincronizado y no tengas que hacerlo de forma manual te va a ahorrar tiempo y, sobre todo, te garantiza una gestión precisa de las existencias.

2. Notificaciones y gestión de proveedores

A su vez, teniendo en cuenta la sincronización entre las ventas y el inventario, un buen software debe permitir establecer alertas y notificaciones automáticas cuando queden pocas unidades de un artículo y cuando haya productos próximos a vencer. De esta manera, podés organizar con tiempo tanto los pedidos a los proveedores como así también minimizar las pérdidas que se puedan ocasionar por falta de un producto o vencimiento del mismo.

Además de estas alertas, con un buen programa de control de stock vas a poder gestionar la información de los proveedores, es decir, datos como tiempos de entrega, precios y detalles de contacto. Esto facilitará el proceso de reabastecimiento y la comunicación con tus proveedores de confianza.

3. Informes y análisis

Por último, dentro de las características más importantes de un software de inventario debe estar la función de generar informes y análisis detallados sobre el estado del inventario, las ventas, las rotaciones de productos y otras métricas relevantes. Estos informes contribuyen fundamentalmente a que puedas tomar decisiones estratégicas en función de los puntos positivos y negativos del informe y, en consecuencia, a mejorar la eficiencia general de tu dietética.

Por ejemplo, supongamos que las notificaciones de pocas unidades de harina sin TACC se activan cuando quedan 10 paquetes y tu proveedor demora 72 horas en enviártelo nuevamente. Esta situación provoca que te quedes sin este producto en tu dietética por unos días y, por lo tanto, pierdas ventas. Una decisión estratégica a partir de estos datos del informe sería programar la alerta para que se active cuando queden 30 unidades y así llegar bien con los tiempos del proveedor.

Ahora que conocés las características principales que tiene que tener un buen software de inventario, te compartimos las 5 mejores aplicaciones para que descargues y optimices el control de stock de tu tienda natural.

Aplicaciones gratuitas para hacer el control de stock de tu dietética

ABC Inventory es un software de inventario totalmente gratuito para pequeñas y medianas empresas. Con una interfaz intuitiva, permite acceder fácilmente a los productos existentes en tu dietética, así como a las operaciones de compras y ventas.

Una característica destacada de esta aplicación es su capacidad para optimizar la gestión logística del producto, especialmente en el ámbito del comercio electrónico. El software automatiza tareas clave, como el seguimiento de pedidos, el cálculo de costos, la gestión del transporte y el control del almacenamiento, lo que simplifica en gran medida los procesos comerciales.

Stockpile es un software de gestión de inventario gratuito y de código abierto que ofrece una solución efectiva para empresas de diferentes tamaños que buscan optimizar su control de stock de manera sencilla y accesible.

Una de las grandes ventajas de que sea de código abierto es que los usuarios pueden personalizar y modificar el sistema según sus necesidades específicas. Esta característica supone una mayor flexibilidad de la aplicación para adaptarse a diferentes tipos de negocios.

Esta aplicación se destaca por brindar una solución de gestión de inventarios basada en la nube con funciones de códigos de barras, integraciones, gestión de pedidos y más.

Además, si tenés una tienda online en Shopify, Delivrd cuenta con integración directa a esta plataforma lo que facilita no solo la organización de tu tienda, sino que también prepara pedidos y crea algunos informes financieros. En su versión paga, este software además ofrece funciones adicionales de gestión de ventas y pedidos.

Odoo cuenta con una versión online de código abierto para pequeñas empresas. Una de las principales características de esta aplicación es su enfoque en la automatización de procesos.

Este software ofrece herramientas avanzadas para realizar un seguimiento en tiempo real de las entradas y salidas de productos, lo que garantiza tener siempre una visión actualizada del inventario disponible. Además, con su funcionalidad de reabastecimiento automático, el sistema puede generar órdenes de compra y ventas en función de los niveles de stock y las reglas configuradas.

Esta plataforma, además de tener las funcionalidades básicas que te venimos contando, se diferencia por contar con una herramientas de creación de facturas y recibos especialmente útil para autónomos y pequeñas empresas.

➤ En esta plataforma podés encontrar más aplicaciones de control de stock gratuitas y pagas para que elijas la que mejor se adapte a tus necesidades y te ayude a gestionar de forma eficiente tu dietética.

3 consejos finales para hacer tu inventario

    1. Conocé tus productos y demanda: El primer paso para una gestión efectiva del stock es entender tus productos y sus niveles de demanda. Para eso, analizá las ventas pasadas y las características de los artículos que tienen una mayor rotación. Identificar tus productos estrella te permitirá establecer prioridades en el reabastecimiento y asegurarte de que siempre tengas suficientes unidades disponibles para satisfacer las necesidades de tus clientes.
    2. Implementá un sistema de inventario automatizado: Como te contamos, para mantener un control de stock preciso y actualizado, es fundamental contar con un sistema de inventario automatizado que te permita registrar las ventas, controlar los niveles de existencias en tiempo real y generar alertas automáticas cuando sea necesario realizar reabastecimientos.
    3. Aplicá la regla FIFO: El método «FIFO», por su denominación en inglés First In, First Out, supone organizar tus productos de manera que los artículos más antiguos se vendan primero, evitando que caduquen o pierdan su frescura. Seguir esta práctica, te permite reducir el riesgo de desperdiciar productos y contribuye a mantener a tus clientes satisfechos con productos siempre frescos y de alta calidad.

¡Momento de pasar a la acción!

Ya tenés todas las herramientas para llevar un control de stock eficiente que contribuya a organizar y gestionar de la mejor manera tu dietética.

Como te contamos, tan importante como tener un inventario actualizado, es comunicarte con suficiente anticipación con tus proveedores de confianza para que te envíen los productos a tiempo y no pierdas ventas.

¡Encontrá tu proveedor ideal haciendo click en la imagen! Podés filtrar por la ubicación de tu tienda natural, conocer los distribuidores más cercanos y contactarte con ellos fácilmente.

¡No esperes más y seguí creciendo!